Cybersecurity

Van welkom tot vaarwel: het belang van veilige onboarding en offboarding in je IT-beleid

Nieuwe medewerkers verwelkomen. Vertrekkende collega’s uitzwaaien. Het lijkt op het eerste zicht een puur HR-verhaal, maar vergis je niet: achter de schermen speelt IT een even grote rol. En als dat luik niet goed zit, dreig je gevoelige data open te laten liggen.

Bij veel kmo’s blijft dit aspect onder de radar met alle gevolgen van dien: vergeten toegangsrechten, achtergelaten accounts of ongecontroleerde toegang. Daarom: een heldere kijk op wat IT-onboarding en -offboarding betekenen, waarom ze zo belangrijk zijn, en hoe je ze structureel aanpakt.

Wat is IT-onboarding en waarom is het meer dan een login aanmaken?

Bij onboarding denken we snel aan een welkomstpakket en een eerste teammeeting. Maar IT-onboarding betekent vooral: zorgen dat een medewerker vlot én veilig toegang krijgt tot de juiste digitale tools.

Een goede IT-onboarding omvat:

Het aanmaken van gebruikersaccounts (e-mail, samenwerkingstools, je CRM, …)
Het instellen van multifactor-authenticatie (MFA).
Toegangsrechten toekennen op basis van functie.
Devices (laptop, smartphone) voorzien én beveiligen.
Basistraining rond IT-beleid en cybersecurity.

Zonder structuur sluipen hier fouten binnen. Nieuwe collega’s krijgen bijvoorbeeld standaard te veel rechten, of er is geen zicht op welke data ze effectief kunnen openen. Dat is niet alleen inefficiënt, het vormt ook een risico.

Offboarding: het vaak vergeten sluitstuk

Een medewerker vertrekt. Je wist hun mailbox, recupereert de laptop en … dat was het? Niet helemaal. Zonder gestructureerde IT-offboarding blijven vaak digitale achterdeuren openstaan, klaar om, bewust of onbewust, opnieuw geopend te worden.

Accounts die blijven bestaan en gevoelig blijven voor misbruik.
Bestanden in de cloud die nog gedeeld zijn.
Externe tools (zoals chatapps, opslagdiensten of marketingsoftware) waar de medewerker nog toegang toe heeft.

Het resultaat:
Een ex-medewerker die per ongeluk of kwaadwillig nog toegang heeft tot je systemen. In het ergste geval zelfs jaren later.

Voorbeeld uit de praktijk:
Bij een van onze klanten ontdekten we tijdens een audit dat een voormalige medewerker maanden na zijn vertrek nog toegang had tot klantgegevens via een vergeten SaaS-tool. Gelukkig was er geen misbruik, maar het had anders kunnen lopen. Het incident leidde tot een compleet herziening van het toegangsbeleid.

Waarom is dit een probleem voor je cybersecurity?

Volgens IBM zijn menselijke fouten en onvoldoende toegangsbeheer verantwoordelijk voor een groot deel van de datalekken bij kmo’s. Onboarding en offboarding zijn hét moment waarop je controle kan krijgen over wie toegang heeft tot welke systemen.

Zonder beleid krijg je:

Schaduwtoegang die niemand opvolgt.
Slechte wachtwoordhygiëne (oude wachtwoorden blijven geldig).
Compliance-risico’s bij audits.

De impact?
Een vergeten account kan leiden tot datalekken, reputatieschade én boetes onder GDPR. Zeker bij groei of frequente personeelswissels wil je hier geen fouten maken.

Hoe pak je het wel aan?

Geen paniek: je hoeft geen IT-expert te zijn om dit goed aan te pakken. Met een paar duidelijke richtlijnen en de juiste partner kom je al heel ver.

Een veilige en efficiënte aanpak hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wel gestructureerd:

Werk met gestandaardiseerde checklists voor onboarding én offboarding.
Automatiseer het proces via een IT-partner of tool (zoals je identiteitsbeheerplatform).
Koppel rechten aan rollen, niet aan individuen.
Plan regelmatige audits van toegangsrechten en actieve accounts.
Vergeet externe partijen niet (freelancers, leveranciers).

Wat levert het op?

Meer controle over je digitale omgeving.
Minder risico op fouten of misbruik.
Efficiëntie bij groei of personeelsverloop.
Gemoedsrust voor jezelf én je team.

De rol van je IT-partner: proactief en gestructureerd

Bij Tyneso helpen we kmo’s om hun IT-beleid future-proof te maken. Dat begint bij de basics: weten wie toegang heeft tot wat. En dat veilig beheren, van de eerste werkdag tot lang na het afscheid.

Met onze aanpak krijg je:

Gestructureerde onboarding- en offboardingflows.
Integraties met je bestaande tools (zoals e-mail, cloudopslag of je boekhoudsoftware).
Volledige controle over toegangsbeheer, met audittrail.
Gemoedsrust: je weet dat je het goed hebt geregeld.

Tijd om ook jouw bedrijf veilig te maken, van welkom tot vaarwel

Toegangsbeheer klinkt technisch, maar uiteindelijk gaat het om vertrouwen. In je processen, in je mensen, en in de digitale basis van je bedrijf.

Klaar om ook jouw onboarding en offboarding op orde te zetten? Plan vandaag nog een vrijblijvend gesprek met ons! Dan kijken we samen waar jouw risico’s liggen en hoe we ze slim kunnen aanpakken.

Contacteer Ons